6. Den Kopf klar bekommen + Vom Stress befreien (übersetzt von JoWa)
Bisher habt ihr eure Zielsetzung aufgeschrieben, verstanden wie ihr neue Gewohnheiten annehmt und alte ablegt, seid zu einem gesünderen Ernährungsplan gewechselt, habt einen Schritt zu regelmäßigen Übungen unternommen, habt angemessene Pausen in euren Arbeitsplan eingebunden und gelernt, wie ihr eure Energie besser verwalten könnt. Wenn ihr zumindest einige dieser Dinge getan habt, muss ich euch gratulieren.
90% der Leute, die diesen Leitfaden lesen werden, werden wahrscheinlich nichts tun. Warum? Weil sie Angst haben zu scheitern. Weil sie möglicherweise denken, dass sie sich nicht verändern können. Weil sie denken, dass unsere Umwelt oder unsere Gene unser Verhalten beeinflussen. Die 10% von euch, die handeln werden, werden sie Lügen strafen. Wir können wählen wie wir auf unsere Umwelt reagieren. Wir können wählen schlechte Laune zu haben, weil das Wetter schlecht ist, oder weil jemand anderes schlechte Laune hat. Wir können jedoch auch gute Laune haben, egal wie das Wetter ist, oder die Laune der Menschen um uns herum, und stattdessen unsere Freude auf sie übertragen.
Ich gebe zu, es ist nicht einfach sich zu ändern. Doch der Anfang ist das schwierigste daran. Ja, ihr müsst vielleicht 1000 kleine Schritte machen, um euer Ziel zu erreichen, aber wenn ihr den ersten Schritt nie wagt, werdet ihr es nie erreichen. Und da ihr schon die ersten Schritte unternommen habt, solltet ihr stolz auf euch sein. Ihr tretet aus eurer Komfortzone heraus, und ihr werdet euch verbessern. Ihr habt euch selbst bewiesen, dass es unwichtig ist, wie ihr seid und dass ihr sein könnt, wie ihr wollt, wenn ihr euch nur die Zeit nehmt, um darüber nachzudenken, wer ihr sein wollt.
Jetzt gehört ihr möglicherweise zu den 90%, die sich entschieden haben diesen Text nur zu lesen aber nichts zu tun. Aber lasst mich euch fragen, warum ihr nicht handeln wollt? Wenn ihr euch entschieden habt "später etwas zu tun", werdet ihr es niemals tun. Es ist mittlerweile über 10 Tage vergangen seit ich angefangen habe, diesen Text zu schreiben. Wenn ihr euch in diesen 10 Tagen nicht dazu aufraffen konntet, warum solltet ihr es in den nächsten 10 Tagen schaffen? Ich kann es nicht für euch übernehmen. Ich würde euch dazu raten, diesen Text nichtmehr zu lesen, wenn ihr in dieser Situation seid. Warum? Weil ihr mit großer Wahrscheinlichkeit eure Zeit verschwendet.
Jetzt habt ihr zwei Optionen - endgültig aufzuhören diesen Text zu lesen, oder wieder von vorne anzufangen, und alle Aufgaben umzusetzen. Es wird möglicherweise mehrere Wochen dauern, aber ihr werdet es schaffen. Und dann könnt ihr euch uns auf dieser Reise wieder anschließen.
Ihr kämpft hier nicht gegen jemanden anderes, sondern nur gegen euch selbst. Selbst wenn ihr eine Aufgabe bewältigt habt, seid ihr auf dem Weg zum Sieg. Menschen mögen es nicht zu verlieren. Und ihr solltet auch nicht verlieren.
Worüber ich in diesem Kapitel reden möchte, ist ganz einfach eine der fantastischsten, lebensverändernsten Dinge, die ich euch beibringen kann. Ihr werdet die Fähigkeit haben, euren Kopf frei zu machen, und stressfreie, fantastische Produktivität erreichen können. Eure Fähigkeit euch auf die Arbeit vor euch zu konzentrieren und fokussieren wird unvorstellbar sein. Ihr werdet durch die Welt laufen können, ohne euch Sorgen zu machen, ob ihr etwas vergessen habt. Ihr werdet fähig sein, an eine Sache zur Zeit zu denken, ohne dass andere Gedanken eure Konzentration stören werden. Ihr werdet wesentlich effizienter sein als zuvor. Sei es Theorie zu lernen, Poker zu spielen, oder ein anderes Problem zu lösen. Ihr werdet fähig sein, dies besser hinzubekommen als jemals zuvor.
Wenn euch dieses System interessiert, schaut in das Buch "Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag" (Im Original "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" ) von David Allen, welches ein ähnliches System nutzt, aber wesentlich mehr in die Tiefe geht.
6.1 Brainstorming
Der erste Schritt um euren Kopf frei zu bekommen ist ganz einfach zu brainstormen und Informationen aus euren Kopf rauszubekommen. Stellt euch einen Computer mit Arbeitsspeicher vor. Wenn der Arbeitsspeicher voll ist, wird der Computer nur noch sehr schlecht arbeiten können. Wenn ihr den Speicher leert und Prozesse beendet die zur Zeit laufen, wird der Computer wieder besser und schneller arbeiten können.
Das ist genau das was wir hier machen werden - euch helfen euch von all den Dingen zu befreien, über die ihr gerade nachdenkt. Aber keine Angst, sie werden nicht verschwinden. Stattdessen schreiben wir sie auf und behalten sie, sodass wir sie nicht vergessen werden. Dann, nachdem wir alle Informationen aus unseren Köpfen bekommen haben, werden wir diese sinnvoll organisieren, damit wir sie wieder finden können, wenn wie sie benötigen. Wir werden zudem sicherstellen, dass diese Informationen da sind, wenn wir sie brauchen, und nicht in unseren Köpfen, wenn wir sie nicht benötigen.
Ihr müsst auf ein Detail sehr genau achten - wenn ihr etwas aufschreibt, müsst ihr es komplett aufteilen und die nächsten Schritte aufschreiben.
Wenn ihr zum Beispiel euer Auto waschen müsst. Wie sieht es nun aus, wenn ihr euer Auto waschen lasst? Ihr müsst bei einer Waschanlage anrufen und einen Termin vereinbaren. Eenn ihr euer Auto auch von Innen waschen lassen wollt, müsst ihr einige Dinge vorher rausnehmen. Dann müsst ihr überlegen, was ihr macht, während euer Auto gewaschen wird. Anschließend müsst ihr das Auto auch wieder von dort abholen.
Wenn ihr genau wisst, was ihr tun müsst, und dieses Problem in viele kleine Probleme aufteilt, wird es wesentlich einfacher loszugehen und es zu erledigen.
Lasst mich euch ein weiteres Beispiel geben: Vielleicht den Jahrestag mit eurer Freundin oder Frau zu planen. Zuerst wollt ihr sie vielleicht subtil fragen, was sie in der näheren Zukunft vor hat. Nur wenn ihr wisst, was sie will, könnt ihr mit dem planen anfangen. Der nächste Schritt wäre über ein passendes Geschenk für sie nachzudenken. Wenn ihr wisst, was ihr kaufen wollt, müsst ihr herausfinden, wo ihr es kaufen könnt. Ihr könnt einen Freund fragen, oder im Internet suchen. Dann müsst ihr die Öffnungszeiten des Geschäfts raussuchen, in dem ihr das Geschenk kaufen wollt. Möglicherweise müsst ihr auch bei dem Geschäft anrufen, und nachfragen, ob sie dieses Geschenk noch haben. Dann müsst ihr natürlich los und das Geschenk kaufen. Anschließend müsst ihr vielleicht eine Liste verschiedener Restaurants durchgehen und eins auswählen. Wieder müsst ihr die Öffnungszeiten heraussuchen und eure Freundin/Frau anrufen, um ein Datum oder die Zeit festzulegen. Dann könnt ihr einen Tisch reservieren und müsst wieder eure Freundin oder Frau anrufen um ihr zu erzählen, dass alles geklappt hat, und dann möglicherweise noch zu besprechen, wo ihr euch trefft, oder wie ihr dorthin kommt.
Ihr könnt sehen wie viele Schritte in einer scheinbar einfachen Aufgabe stecken können. Jetzt stellt euch vor, ihr hab einen ganzen Haufen solcher Aufgaben in eurem Kopf, und jede dieser Aufgaben hat wieder jede Menge Teilaufgaben. Wie könnt ihr euch konzentrieren, wenn ihr so viele Informationen in eurem Kopf habt? Selbst wenn ihr zur Zeit nicht darüber nachdenkt, sind sie doch irgendwo dort drin. Und sie werden euch verfolgen und wieder zum Vorschein kommen, wenn ihr sie am wenigstens benötigt (während einer Prüfung, eines wichtigen Meetings oder einer Poker Session). Eure Gedanken werden abschweifen und ihr werdet unproduktiv werden. Nur wenn ihr all die kleinen Aufgaben identifizieren könnt, könnt ihr diese auch bewältigen.
Die folgenden Aufgaben werden vermutlich einige Tage dauern, bis ihr sie bewältigen könnt. Deswegen werde ich diesen Leitfaden für einige Tage nicht aktualisieren. Diese Schritte sind wirklich sehr wichtig, und es wird euch nicht möglich sein weiterzumachen, wenn ihr sie nicht beendet habt. Daher versucht den Aufgaben in den nächsten Tagen den Vorrang zu geben.
Aufgaben:
- Geht in den Supermarkt und kauft euch 500-1000 DIN A4 Seiten Papier, einen Notizblock, einen Stift für euren Notizblock und ungefähr 100 einfache Mappen.
- Reserviert euch ein paar Stunden freie, ungestörte Zeit. Ihr empfehle euch dies schon jetzt oder zumindest heute zu tun. Dies ist selbst wichtiger als eure Poker Session. Meiner Meinung nach ist die beste Zeit dafür am Abend, weil es dann wesentlich ruhiger ist und einfacher ist an Ideen zu kommen.
- Stellt eine große Papierablage in eure Nähe.
- Nehmt den Stapel Papier den ihr gekauft habt und fangt an alles aufzuschreiben, was euch in den Sinn kommt, eine Aufgabe/Gedanke pro Seite. Ihr sollt alles aufschreiben. Nichts ist zu unbedeutend oder zu kompliziert um es aufzuschreiben. Ihr solltet ausserdem alles sofort in kleine Teilaufgaben aufteilen (am besten immer direkt unter die Aufgabe).
Hier sind einige Fragen, die euch bei der Bearbeitung der Aufgabe helfen können.
- Wo wollt ihr unbedingt mal hinreisen?
- Was wollt ihr unbedingt einmal kaufen?
- Welchen Sport oder Hobbys wollt ihr mal ausprobieren?
- Müsst ihr noch Hausaufgaben erledigen?
- Müsst ihr noch irgendetwas erledigen oder für euren Beruf tun? Zum Beispiel durch Berichte/Paper gehen?
- Müsst ihr noch jemanden anrufen?
- Müsst ihr noch E-Mails beantworten?
- Wollt ihr noch etwas mit jemandem besprechen?
- Wollt ihr euch mal wieder mit alten Freunden treffen?
- Was sind eure derzeitigen Projekte an denen ihr arbeitet?
- Gibt es Projekte die ihr anfangen wollt?
- Müsst ihr noch etwas im Supermarkt oder in anderen Läden kaufen?
- Müsst ihr noch etwas im Haushalt erledigen?
- Müsst ihr noch Besorgungen tätigen? Zur Bank gehen usw.
Ihr werdet nun wahrscheinlich mindestens 200 Aufgaben aufgeschrieben haben. Vielleicht sogar bis zu 500. Aber keine Angst, wir werden sie sehr bald bearbeiten ;).
Was ihr noch tun solltet, ist dauerhaft ein Notizblock und einen Stift mit euch zu tragen. Schreibt alles auf, was euch unterwegs einfällt, und sobald ihr zu Hause seid, übertragt diese Dinge auf euren Stapel Papier. Wieder nur eine Aufgabe/Gedanke pro Seite. Ihr könnt auch ein Smartphone mit einer Notiz-App nutzen, aber ich finde einen Notizblock wesentlich einfacher zu benutzen, da ihr wenn ihr zu Hause seid, einfach eine Seite rausreißen und auf euren Papierstapel legen könnt.
Es ist unglaublich wichtig, dass ihr die Aufgaben auf DIN A4 Seiten schreibt und nicht irgendwo auf eurem Computer oder ähnliches!!!
6.2 Euren Arbeitsplatz aufräumen
Okay, wo ihr jetzt einen Teil eures Kopfes freigeräumt habt, lasst uns jetzt den Rest aufräumen. Das nächste das getan werden muss, um euren Kopf frei zu bekommen, ist euer Zimmer aufzuräumen. Aber nicht nur um des Aufräumen Willens.
Zuerst sollt ihr durch die Dinge auf eurem Schreibtisch gehen. Ihr werdet auf jeden Fall einige Dinge finden, die einen Zweck dort erfüllen - Vielleicht einige Berichte/Paper durch die ihr noch gehen müsst, Visitenkarten die ihr verstauen müsst, einige Souvenirs, die ihr woanders aufbewahren solltet und natürlich sinnloser Kram, den ihr nie wieder benötigen werdet.
Nun solltet ihr euch einen großen Karton oder einen ähnlichen Behälter holen, der als Erweiterung zu der Papierablage dienen wird.
Wenn ihr durch die Dinge auf eurem Schreibtisch geht, gibt es jeweils drei Optionen:
1. Tut es in die Papierablage (wenn es sehr klein ist, oder ein Stück Papier) oder in den Karton (wenn es zu groß für die Papierablage ist)
2. Legt es dorthin, wo es hin soll (Bücher ins Regal, Gläser in die Küche, Stifte in den dazugehörigen Ständer)
3. Wenn es keinen Zweck erfüllt, schmeißt es in den Müll.
Wenn euch, während ihr durch eure Dinge geht, noch weitere Sachen einfallen, die ihr machen sollt oder wollt, schreibt sie auf ein DIN A4 Papier und legt es in die Papierablage.
Wenn ihr mit eurem Schreibtisch fertig sein, macht mit dem Rest eures Zimmers weiter. Also möglicherweise das Bett, Kleiderschrank, den Boden…
Dies ist in zwei Wegen vorteilhaft. Erstens ist es einfacher zu arbeiten und konzentriert zu bleiben in einer sauberen Umgebung. Zweitens ist es unabdingbar durch die Dinge zu gehen, die irgendwo herumliegen, weil diese auch irgendwo in euren Köpfen herumliegen, und dort wichtigen Platz verbrauchen. Und ihr werdet auf jeden Fall Platz benötigen, um mit diesem Leitfaden weiterzumachen.
Das Aufräumen wird vielleicht ein wenig hart für euch sein, aber es ist viel einfacher, wenn ihr es in mehrere Teile aufteilt - entweder ihr räumt erst euren Schreibtisch auf, macht dann etwas anderes, dann eure Schubladen, und so weiter. Oder wenn ihr aufräumen wirklich hasst, zwingt euch immer wieder 15 Minuten aufzuräumen, aber seid sicher, dass ihr euer ganzes Zimmer innerhalb von 2 Tagen schafft (am besten geht das an einem Wochenende).
Aufgaben:
- Besorgt euch einen Karton oder einen ähnlichen Behälter
- Zwingt euch, euren Raum innerhalb von einem oder zwei Tagen aufzuräumen
- Geht durch alle Dinge in eurem Zimmer, legt sie entweder in die Papierablage, dort wo sie hingehören oder schmeißt sie weg
6.3 Lernt das System kennen
Nachdem ihr nun euren Kopf aufgeräumt habt, ist es Zeit all die Papierzettel zu organisieren und durch alle Sachen in eurem Karton zu gehen.
Ich sollte erwähnen, dass ich kein Fan von To-Do-Listen bin, vielmehr sind sie sehr fehlerhaft. Wenn ihr jemals versucht habt welche zu nutzen, werdet ihr sehr wahrscheinlich ähnliche Erfahrungen gemacht haben. Sie funktionieren nicht, zumindest auf Dauer nicht. Warum nicht? Weil ihr sie meist einen Tag vorher anfertigt und dann 5-10 Dinge aufschreibt. Wenn ihr die schafft, super.
Aber was ist, wenn ihr euch nicht wohl fühlt an dem Tag und keine Lust habt die Aufgaben zu erledigen? Ihr werdet frustriert. Und was ist wenn etwas dazwischen kommt? Ihr könnt nicht alle Sachen auf der Liste erledigen und werdet wieder frustriert und enttäuscht von euch selbst. Und was ist, wenn ein Freund euch anruft und euch zu einer Party einlädt während ihr noch Sachen auf der Liste stehen habt? Wieder werdet ihr frustriert sein, entweder weil ihr die Sachen nicht erledigen konntet, oder weil ihr dem Freund absagen musstet.
Während die klassischen To-Do-Listen nicht funktionieren, gibt es eine wesentlich bessere Alternative. Sie ist der klassischen To-Do-Liste sehr ähnlich, nutzt jedoch vier Listen, aber auch sehr verschieden. Und der Unterschied macht diese Art besser. VIEL besser. Lasst mich euch die vier Listen vorstellen:
- Aufgabenliste
- Schrittliste
- Traumliste
- Besorgungsliste
Die Aufgabenliste wird all die Dinge enthalten, die mehrere Schritte benötigt, inklusive der Schritte
Aufgabenliste Beispiel (in eurem Fall wird sie viel größer sein)
- Zum Supermarkt gehen
-- Schauen was zu Hause fehlt
-- Euren Mitbewohner fragen, ob er etwas benötigt
-- Eine Liste der Dinge machen, die ihr benötigt
--- Bananen kaufen
--- Äpfel kaufen
--- Wasser kaufen
--- Fleisch kaufen
- Jahrestag planen
-- Freundin fragen, was sie machen möchte
-- Über Geschenkideen nachdenken
-- Rausfinden wo man das Geschenk kaufen kann
--- Im Internet suchen
--- Tom anrufen und ihn fragen, ob er weiß, wo man das Geschenk kaufen kann
-- Öffnungszeiten des Geschäfts rausfinden
-- Beim Geschäft anrufen und fragen, ob das Geschenk noch vorrätig ist
-- Gehen und das Geschenk in dem Geschäft kaufen
-- Über ein passendes Restaurant nachdenken
-- Ein Restaurant aussuchen
-- Öffnungszeiten des Restaurants rausfinden
-- Einen Tisch reservieren
-- Freundin anrufen und Ort und Zeit abklären
-- Zum Jahrestag gehen
--- Rasieren
--- Sicherstellen, dass das Geschenk da ist
- NLHE
-- Den Artikel über Floating lesen
-- Eine Session spielen
-- Die Session reviewen
--- Durch die Hände im Holdem Manager 2 gehen
--- Hände im Handbewertungsforum posten
-- Eine Sweatsession mit James vereinbaren
Anschließend habt ihr eine Liste von Schritten. Diese Liste sollte nur Dinge beinhalten, die ihr sofort erledigen könnt, ohne irgendwelche Vorbedingungen. Ich empfehle sie wegen der Übersicht in einige Unterkategorien zu unterteilen. Ihr könnt so viele oder wenige Unterkategorien machen wie ihr wollt, aber ich empfehle sie zumindest in einige Grundkategorien, wie "Anrufe", "E-Mails", "Besorgungen" und "anderes", zu unterteilen. Wenn ihr arbeitet könnt ihr noch Unterkategorien wie "Arbeit" und "Zu Hause" erstellen. Wenn ihr viel mit Bus, Bahn oder Flugzeug reist, könnt ihr noch eine Kategorie "Unterwegs" hinzufügen.
Diese Liste sollte alle Aufgaben beinhalten, die nur einen einzigen Schritt benötigt, wie Blumengießen oder das Bett beziehen, und nur die unmittelbar ausführbaren Aufgaben der Aufgabenliste.
Nächste Schrittliste Beispiel
ANRUFE:
- Tom wegen der Party am Samstag anrufen
- Schwester zurückrufen
- James wegen der Sweatsession anrufen
- Freundin anrufen und fragen, was sie am Jahrestag unternehmen möchte
BESORGUNGEN:
- Eine neue Glühbirne kaufen
POKER:
- Den Artikel über Floating lesen
- Eine Session NL10 spielen
ANDERES:
Gucken was zu Hause für Essen fehlt
Das könnte ein klein wenig verwirrend sein, da ihr viele Sachen gleichzeitig auf der Aufgaben und der Schrittliste haben werdet, aber ihr werdet euch daran gewöhnen.
Die nächste Liste wird all eure Träume beinhalten, Dinge die ihr einmal tun möchtet, Orte an die ihr einmal reisen wollt… Ihr könnt sie in Unterkategorien unterteilen wenn ihr wollt.
Traumliste
Länder die ich bereisen möchte:
- Thailand
- Amerika
- Ägypten
- Australien
Sport den versuchen möchte:
- Kung Fu
- Parkour
- Snowboarding
Sprachen die ich lernen möchte:
- Chinesisch
- Griechisch
- Spanisch
Dinge die ich kaufen möchte:
- Billardtisch
- Kickertisch
- Wasserbett
- Neuer Laptop
Die letzte Liste die ihr haben solltet, ist die Besorgungsliste. Hier kommen alle Dinge rauf, die ihr vielleicht irgendwann mal brauchen werdet. Ich empfehle hierfür eine extra Ablage. Hier sollten alle Visitenkarten in einer Kiste liegen und vielleicht einige Magazine, die ihr irgendwann mal angucken wollt und so weiter. Da ihr euer Zimmer aufgeräumt habt, solltet ihr viele freie Ablagen zur Verfügung haben.
Diese Listen können nur auf Papier sein, oder nur elektronisch oder beides. Zum Beispiel wollt ihr eine Papierliste mit der Liste eurer Anrufe immer bei euch haben und immer erledigen wenn ihr Zeit dafür habt oder auf jemanden wartet. Aber im Grunde wäre es einfacher wenn ihr die Liste auf eurem PC in einem Word Dokument habt, weil es einfacher ist neue Dinge aufzuschreiben und alte zu löschen.
Aufgaben
- Sucht euch eine Besorgungsablage
- Erstellt drei Textdateien auf dem PC
oder
- Erstellt drei Papierlisten oder macht Platz dafür in einem Notizblock
6.4 Durch den Stapel von Papier arbeiten
Da ihr nun das System kennengelernt habt, könnt ihr euch durch den Stapel von Papier arbeiten. Nehmt einfach die Zettel oder Dinge einzeln aus der Ablage oder dem Karton und fragt euch:
1. Muss ich irgendwas damit in der näheren Zukunft machen?
NEIN: Legt es in die Besorgungsablage oder in die Traumliste.
Ja: 2. Fragt euch, ob mehrere Schritte benötigt werden.
Ja: Schreibt es in die Aufgabenliste.
Nein: 3. Fragt euch ob diese Aufgabe innerhalb von 5 Minuten zu erledigen ist (bleibt realistisch)
Ja: Tut es jetzt
Nein: Schreibt es auf die Schrittliste
Wenn ihr etwas komplett sinnloses findet, oder etwas das ihr nicht mehr benötigt, könnt ihr es natürlich wegwerfen.
Dies wird wahrscheinlich mehrere Stunden dauern, also könnt ihr es aufteilen. Seid nur sicher, dass ihr es in wenigen Tagen erledigt.
6.5 Nutzt das System
Das System zu nutzen ist im Grunde sehr einfach. Ihr solltet sicher gehen, dass die Listen immer vor euch sind und ihr einfach darauf zugreifen könnt. Ihr solltet immer auf die Aufgaben- und Schrittliste gucken, wenn ihr grade nichts zu tun habt, und euch die folgenden Fragen stellen:
1. Wo bin ich und was für Hilfsmittel hab ich zur Verfügung:
Ihr könnt logischerweise den Rasen euren Wochenendhauses nicht mähen, wenn ihr grad bei der Arbeit seid. Wenn ihr in der Nähe eines Computers seid, macht es Sinn Computerbezogene Aufgaben zu erledigen. Wenn eure Schwester mit dem Auto unterwegs ist, könnt ihr nicht zum Supermarkt fahren.
2. Wieviel Zeit habe ich?
Wenn ihr nur 5 Minuten Zeit habt, ist das genug Zeit um einen Anruf zu tätigen oder eine kurze E-Mail zu schreiben. Wenn ihr eine Stunde Zeit habt, wollt ihr vielleicht eine Pokersession einlegen, einen Strategieartikel lesen oder eine eurer früheren Sessions reviewen.
3. Wieviel Energie habe ich?
Dies ist eine sehr wichtige Frage, die Leute oft ignorieren. Wie ich bereits zuvor erwähnte, macht es mehr Sinn einfachere Aufgaben zu erledigen, wie ein Buch oder E-Mails zu lesen, wenn ihr nicht viel Energie über habt. Oder neue Klamotten einzukaufen. Wohingegen es mehr Sinn macht, eine Pokersession einzulegen oder einen Strategieartikel zu lesen, wenn ihr viel Energie über habt.
Nachdem ihr eine Aufgabe erledigt habt, löscht sie einfach von eurer Aufgabenliste und/oder euer Schrittliste und fügt den nächsten Schritt von der Aufgabenliste auf die Schrittnliste.
Was dieses System so unglaublich macht, ist die Tatsache, dass dadurch, dass ihr alle Sachen aufgeschrieben habt, ihr eure Zeit und Energie wesentlich effizienter nutzen könnt. Wenn ihr ins Einkaufszentrum geht, könnt ihr einfach einen Blick auf eure Besorgungsliste werfen und die Lebensmittel, den neuen Anzug, ein Geschenk für eure Freundin, einen neuen Notizblock und eine neue Glühbirne auf einmal kaufen! Ihr wollt vielleicht sogar euer Auto in die Waschanlage oder zum Mechaniker fahren während ihr dies tut.
Dies wird euch unglaublich viel Zeit ersparen und euch wesentlich produktiver machen. Ihr werdet zudem in der Lage sein, die ungenutzten zeitlichen Freiräume zu nutzen. Ihr werdet mit Sicherheit viele 15 Minuten Freiräume haben, die ihr mit dieser Methode nutzen könnt, um produktiver zu werden. Natürlich solltet ihr weiterhin sinnvolle Pausen einlegen, aber selbst ein paar Anrufe tätigen, während ihr auf jemanden wartet, kann euch Zeit ersparen.
6.6 Erinnerungen
Lasst uns ein wenig über Kalender reden. Obwohl Kalender eine sehr gute Sache sein können, nutzen sie viele Menschen sehr ineffizient. Sprich, sie schreiben alles in ihre Kalender. Sie planen ihren Tagesablauf eine Woche im voraus. Der Fehlschlag ist damit schon aus den gleichen Gründen wie bei der To-Do-Liste vorprogrammiert. Es führt nur zu Frustrationen, einer Menge Umplanung und verschwendeter Zeit.
Natürlich gibt es Wege einen Kalender sinnvoller zu nutzen. Dies kann einfach dadurch geschehen, dass man einen Kalender nur für die Dinge nutzt, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen. Natürlich könnt ihr den Kalender für die "Unterbrecht die Kette nicht!" Technik nutzen, die ich zuvor erklärt habe, aber das sollte es dann sein.
Für die tagtägliche Arbeit solltet ihr das Listensystem aus dem vorherigem Kapitel nutzen. Der Kalender hat eigentlich nur einen Zweck: Wenn ihr aufwacht, nach euren morgendlichen Routinen, solltet ihr einen Blick in den Kalender für den Tag werfen. Wenn es Dinge gibt, die ihr an dem Tag tun sollt, tut es auf der Stelle. Und das war's.
Natürlich solltet ihr daran denken, dass ihr den Kalender immer vor euch habt, wenn möglich. Auf diese Weise erinnert er euch an die Dinge, die ihr in der nächsten Woche tun müsst, zum Beispiel an einem bestimmten Projekt arbeiten oder dass ihr ein Geschenk für jemanden kaufen müsst. Stellt sicher, dass ihr euer Listensystem immer aktualisiert wenn Aufgaben näher kommen (Zum Beispiel wenn euer Jahrestag näher kommt, solltet ihr das in euer Listensystem einfügen).
Hier sind einige Beispiele von Sachen, die ihr in euren Kalender schreiben sollt:
- Geburtstage
- Jahrestage
- Sachen, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, zum Beispiel zum Gericht gehen.
- Treffen mit Leuten
- Anrufe die nur an einem bestimmten Tag getan werden können (Zum Beispiel wenn ein Freund im Ausland ist, und nur für diesen Tag nach Hause kommt, solltet ihr ihn dann anrufen)
- Ausflüge/Urlaube
Ihr könnt den Kalender ausserdem für Projektdeadlines nutzen, auch wenn ich empfehle dies im Listensystem zu halten - wenn ihr mehrmals täglich durch diese Listen geht, solltet ihr die Deadlines niemals vergessen.
Aufgabe:
- Kauft einen Kalender, falls ihr nicht bereits einen besitzt (Ihr könnt auch einen elektronischen nutzen, stellt jedoch sicher, dass er immer sichtbar für euch ist)
- Schreibt alle Erinnerungen in den Kalender
Dies beendet unser Listensystem, und nun kommen wir zum letzten Teil dieser Sektion, in dem wir das System am laufen halten.
6.7 Wöchentliche Durchsicht
Durch das wöchentliche durchsehen eures Systems stellt ihr sicher, dass ihr es weiter nutzt.
Die wöchentliche Durchsicht muss nicht lang sein, es kann sogar nur 30 Minuten eurer Zeit pro Woche benötigen. Wann ihr die Durchsicht macht, liegt ganz bei euch. Ich empfehle entweder Montag früh oder Freitag/Sonntag Abend, da dann gewöhnlich eure Woche beginnt bzw. endet.
Bei der Durchsicht solltet ihr:
- Alle eure Listen durchsehen. Entfernt eure erledigten Aufgaben und die, die abgesagt worden sind, oder nichtmehr wichtig sind.
- Überlegt ob es wichtige Sachen gibt, die ihr in der Woche vergessen habt aufzuschreiben und fügt sie hinzu.
- Geht durch euren Kalender für die nächste Woche und fügt weitere Aufgaben hinzu wenn nötig.
- Dies ist außerdem ein guter Zeitpunkt eure Arbeitsumgebung aufzuräumen wenn ihr in der Woche Unordnung gestiftet habt (was ihr nicht solltet, aber im Fall der Fälle).
- Ihr könnt diese Zeit zudem nutzen, um neue Projekte zu planen, die ihr vielleicht beginnen wollt, und sie zur Liste hinzuzufügen.
Stellt außerdem sicher, dass ihr während der Woche alle Papiere, Visitenkarten und Notizzettel in eure Papierablage legt. Ihr solltet regelmäßig (ich empfehle am Ende eines jeden Tages) alle neuen Sachen sortieren und dorthin tun, wo sie in eurem Listensystem hingehören. Wenn ihr noch immer Sachen in eurer Papierablage habt, ist die wöchentliche Durchsicht der Zeitpunkt um diesen zu leeren und die Aufgaben aufzuschreiben.
Aufgaben:
- Überlegt welcher Tag und welche Zeit am besten für eure wöchentliche Durchsicht ist
- Setzt eine Erinnerung in euren Kalender für die Durchsicht
Dies ist eine Aufgabe, die an einem bestimmten Tag oder einer bestimmten Zeit erledigt werden sollte. Falls ein Notfall auftritt, solltet ihr die Durchsicht nach dem Notfall erledigen. Für den Fall, dass ihr im Urlaub sein werdet, wenn die nächste Durchsicht ansteht, erledigt diese bevor ihr in Urlaub fahrt.