Digitales Dokumentenmanagementsystem

na da bin ich mal gespannt, wie lange es dauert, bevor du ausgelacht wirst

edit: glaub du hast da total ueberzogene vorstellungen. nix fuer ungut

Du hörst dich an wie meine 60 Jährige Kollegin die am liebsten alles druckt
Mag sein das die Vorstellungen überzogen sind, deshalb suche ich ja erstmal nach Erfahrungen ob sowas realtistisch ist Wobei ich mir auch nicht vorstellen kann, dass es dafür keine Systemlösung gibt. Eine virtuelle Ablage klingt jetzt nicht so weit weg.
Ich kenne 2 Freunde deren Unternehmen sowas in diese Richtung haben. Das sind jedoch große Unternehmen die interne Programme entwickelt haben.

Moin,

da deine einzige Anforderung (Datenablage und Filter/Suchfunktion) die absolute Basis eines DMS ist, kannst du dich wohl einfach mal selber auf die Suche machen. Wenn du eins mit Schnittstelle zu eurem ERP (was nutzt ihr hier?) findest, umso besser.
Was die Aufbewahrungszeit angeht, dafür seid ihr ja selbst verantwortlich, also schön regelmäßig Datensicherungen erstellen und diese archivieren.

ich bin entwickler

wenn euer produktivsystem viele schnittstellen hat, dann kann man sich da ja mal drueber gedanken machen, in wie weit das umsetzbar ist, ohne die ux fuer eure mitarbeiter zu verlieren

du moechtest doch aber euer ganzes laufendes system umstellen wollen und sowas kriegst du niemals durch.
da steigen dir die mitarbeiter aufs dach, wenn der button ploetzlich nicht mehr da ist, wo sie ihn erwarten

Ich bin Projektleiter. Hätte ich immer Rücksicht auf die Buttonwünsche der Mitarbeiter genommen, hätte ich nie ein Projekt beendet.

Wenns dich tröstet eure Bude ist nicht alleine im Jahr 2000 stehen geblieben

Original von mju12

Ich hätte das ganze gerne digital. Also ein Programm wo ich entweder nach Auftrag, Rechnung, Datum oder Kunde suchen kann und dann jeweils den Vorgang als gesamtes einsehen kann.
Falls es von Interesse ist. Gearbeitet wird mit google Mail. ERP System ist leider nicht SAP.

? genau das muss euer ERP doch können?

Dachte man kann mit den herkömmlichen ERP-Systemen wie Navision den Vorgang als gesamtes einsehen.

Das was du beschreibst nennt sich EDI Anbindung und dafür brauchst du erstmal ein ERP System als Grundlage. Daran kannst du dann auch ein DMS koppeln.

Jo ein DMS kann das in Normalfall.

Das hat doch nichts mit EDI zu tun.

Ich hätte das ganze gerne digital. Also ein Programm wo ich entweder nach Auftrag, Rechnung, Datum oder Kunde suchen kann und dann jeweils den Vorgang als gesamtes einsehen kann.

Das ist die Anforderung. Dokumente kommen per PDF als Mail rein.
Wahrscheinlich würde sogar sowas schon reichen:

https://www.jaydev.de/smalldms/

Ja aber die Dokumente werden doch im ERP erstellt und sollten dort alle einsehbar sein? Und die ursprüngliche Bestellung sollte dort doch auch easy hinterlegbar sein?

lul ERP das Wort hör ich immer in meinem Drecksstudium, hab nicht gedacht das dies tatsächlich irgend einen sinnvollen Zweck erfüllt

Original von GeraldG
Ja aber die Dokumente werden doch im ERP erstellt und sollten dort alle einsehbar sein? Und die ursprüngliche Bestellung sollte dort doch auch easy hinterlegbar sein?

bist du sicher, dass erp als archivierung reicht? ich glaube nämlich nicht...

außerdem hast du da dann noch immer das problem mit den eingangsrechnungen.

Original von GrindoDingo
Das was du beschreibst nennt sich EDI Anbindung und dafür brauchst du erstmal ein ERP System als Grundlage. Daran kannst du dann auch ein DMS koppeln.

edi ist der elektronische datenaustausch. mit der anforderung von op hat das wenig zu tun edi daten müsstest du afaik auch archivieren.

Original von Qinii

Ich hätte das ganze gerne digital. Also ein Programm wo ich entweder nach Auftrag, Rechnung, Datum oder Kunde suchen kann und dann jeweils den Vorgang als gesamtes einsehen kann.

Das ist die Anforderung. Dokumente kommen per PDF als Mail rein.
Wahrscheinlich würde sogar sowas schon reichen:

https://www.jaydev.de/smalldms//blockquote >

ich würde es auch mit sowas mal versuchen, aber sei gewarnt, dass das thema relativ umfangreich ist und meiner meinung nach nicht einfach so nebenbei geht. ich bin auch gerade dabei so etwas einzuführen und das zieht sich schon ziemlich lange. da wir eine relativ kleine it sind, macht das bei uns zum glück eine consulting-/it firma...

wenns dir wirklich nur um eine ablage von dokumenten geht, wo du nachher suchen kannst, dann versuche es ruhig mir irgendeiner freeware, weil du vermutlich ocr und das zeugs sowieso nicht brauchst. bei den meisten systemen, die ich kenne, ist dahinter aber ein sharepoint... und da ist die lizenz nicht günstig

Standard ist doch DocuWare.
Die können das alles, zumindest in meiner Firma kann ich damit alle Dokumente zu den Vorgängen einsehen

https://start.docuware.com/de/

Macht es nicht Sinn statt nach einer spezifischen Software lieber nach einem IT Dienstleister zu suchen der die Implementierung übernimmt und in die Softwarewahl eingebunden ist? Kommt natürlich auch auf die Firmengröße an und in welcher Branche man arbeitet. Ich arbeite mit einem Nachfolger von documentum für die Dokumentendistribution und langzeit Archivierung.

documentum

Bei uns sind die Anforderung an validierte System aber auch extrem hoch. Benutzerfreundlichkeit hat da keine Priorität. In einer Enterpriseumgebung kostet alleine die jährliche Wartung Millionen. Jedes Update kostet Millionen und dauert mindestens ein Jahr.
Ich würde empfehlen sich beraten zu lassen und die Anforderungskatalog so begrenzt wie möglich zu gestalten. Der Traum von der Eierlegendenwollmilchsau endet meist im Desaster.

Gruss,
CMB

Original von Ratskrone
lul ERP das Wort hör ich immer in meinem Drecksstudium, hab nicht gedacht das dies tatsächlich irgend einen sinnvollen Zweck erfüllt

Omfg. Theorie und Praxis.

Was meinst du, wie Rechnungen im Zeitalter der Digitalisierung geschrieben werden und wo?

so: 1+1=2