Selbstorganisationstool?

Halte das selbst recht simpel.
- Outlook Kalender in unterschiedlichen Farben für unterschiedliche Projekte. Tagesdeadlines sind immer in der Kopfzeile.
- Wenn man drauf steht, kann man Mails als erledigt markieren oder sich vorher ne Aufgabe draus basteln. Ich markiere sie so lang als ungelesen. Man kann seinem Chef übrigens auch eine Aufgabe schicken! ♦ Mails selbst sind automatisch per Stichworten in Ordner sortiert. Je nach Orga Matrix ist vielleicht auch eine Unterteilung in Absendergruppen sinnvoll.
- Open Item List geordnet nach Themengruppen mit Verantwortlichkeiten, due dates und optional Fertigstellungsgrad. Kurze Sammlung von Links zu den wichtigsten Slides, Doks & KPIs etc in nem separaten Tab, wenn diese auf nem Sharepoint oder Laufwerk liegen. OIL sollte bestenfalls zentral liegen, damit niemand ne Ausrede hat.
- Notizbuch/Klebezettel und Kuli

Aber ich denke, hier ist auch jeder anders veranlagt und kommt mit den Tools unterschiedlich gut zurecht bzw legt den Fokus anders. Ich kenne Menschen, die nichtmal nen Rahmen in ihre Excel einziehen...

Ich selbst verwende zwar ein Sammelsurium aus
- Google Notes (längerfristige Themen)
- einer Textdatei die auf Dropbox liegt und wo ich von jedem Gerät aus schnell zugreifen kann (tagesaktuelle 3-5 Punkte, die ich an dem Tag abarbeiten will + Detail-Notizen der einzelnen zu erledigenden Schritte)
- Facebook Messenger wo ich mir immer wieder die nächsten Schritte (+ sowas wie Einkaufsliste, private ToDos etc) eintrage
- Google Calender und Arbeitskalender (ergo Calendar-App auf Android + Outlook/Teams in der Arbeit)
- Google Excel (also so wie du, große Tabelle wo ich Fitness/Ernährung/Gewicht logge)

Bei deiner Frage nach %-Fortschritten etc musste ich aber sofort wieder an https://app.asana.com/ denken - das habe ich eine Weile verwendet und war damit eigentlich recht zufrieden (auch in der Free-Version für mich ausreichend). Das könnte zumindest den Projektplanungsteil/Deadlines abdecken.

Für private Selbstoptimierung (Zähneputzen, Training, Medikamente nehmen etc) habe ich lange https://habitica.com/ verwendet und war begeistert.

Wenn du mit mehreren zusammenarbeiten willst, kann ich dir MeisterTask empfehlen. Es ist kostenlos bis zu 3 Projekten und man kann den Account auch für MindMeister nutzen, welches ebenfalls sehr sinnvoll ist. MeisterTask zeigt dir übersichtlich anstehende Aufgaben an, erinnert dich an Aufgaben, lässt dich Checklisten und Kommentare an Aufgaben schreiben. Du kannst einteilen, wer für eine Aufgabe zuständig ist und diese auch mit unterschiedlichen Tags versehen, um sie beispielsweise nach Prioritäten zu sortieren. Manche verwenden die Spalten des Kanban Boards für die Projekte und die Tags für Prios, andere verwenden die Spalten für Prioritäten und die Tags für die Projekte. Das ist Geschmackssache.
Wenn du eine der kostenpflichtigen Varianten nutzen willst, bekommst du auch so eine Timeline, wo du genau terminieren kannst, was was wie wo usw. Dieses Feature habe ich selbst aber nicht getestet, weil ich nur die kostenlose Variante nutze.
Wenn du bei den Projekten mit unterschiedlichen Leuten arbeitest, kommst du mit 3 Projekten schnell an deine Grenzen. Wenn du aber überall den gleichen Nutzerkreis hast, kannst du innerhalb eines "Arbeit" Projekts alles übersichtlich sortieren und bearbeiten. Zusätzlich kannst du an die Aufgaben auch Dateien usw. anhängen, es bleiben kaum Wünsche offen.
Bei MindMeister kannst du zusammen im Team in Echtzeit Brainstormen und Mindmaps erstellen. Diese direkt ausdrucken oder als PDF abspeichern und so die Arbeitsergebnisse auch offline verfügbar machen.
Es gibt dazu auch eine App, damit du alles auch mobil dabei hast.