Welches Outlook hast Du?
Du musst eigentlich nur unter "Datei" auf "Archvieren gehen.
Da kannst Du die entsprechenden Ordner auswählen und unter einem von Dir vorgegeben Pfad speichern.
Wenn Du wieder darauf zugreifen willst musst Du nur unter einen rechtsklick auf "Öffentliche Ordner" machen, "Anderen Ordner öffnen" anklicken die entsprechende ".pst" Datei auswählen. Die Ordner erscheinen dann Llinks in der Ordnerliste und du kannst die Nachrichten und Mails ganz normal wieder aufrufen.
Funktioniert so bei Outlook 2000/2003 - wenn Du eine andere Version hast sollte es ähnlich laufen.